【Time Blocking】連 Elon Musk 都在用的時間管理法

「我很忙,下次再說吧!」、「我沒有時間!」——你是否經常把這些話掛在嘴邊呢?有沒有想過:明明你和我一樣每天都只有24小時,有些人看起來卻有無盡的時間。

明明已經每天工作十二小時,但回頭看起來自己的 output 卻不是很多,也就是說你的效率並不高。

其實大部分人都會浪費很多時間在零碎的任務上,例如檢查電郵、開會、回應同事的問題等等,時間不知不覺的流逝。

要用更短的時間完成更多工作,秘訣在於你如何管理自己的時間和安排任務的優先次序。今天我要分享一個Elon Musk 和 Bill Gate 這些成功人士都在用的時間管理方法——Time Blocking

什麼是Time Blocking?

簡單來說,Time Blocking是把你一天的時間分做多個 Time Boxes,並將任務根據優先次序安排在不同的 Time Boxes 上。

例如你每天的工作時間是由早上九點到下午六點,前後共九小時。如果你把每個 Time Boxes 的單位定在30分鐘,那麼每天你將有18個30分鐘的 Time Boxes 供你使用。

Time Blocking 這個方法的重點在於預先安排你每個任務的優先次序,並估算每個任務所需的時間,再把任務以 Time Boxes 形式放在你的行事歷上。

Time Blocking 能大幅提高你的工作效率!

前面提及過連成功人士如 Bill Gate 和 Elon Musk 都曾在公開場合提過自己如何使用 Time Blocking 這個時間管理方法去安排每日行程和任務,到底這個方法為什麼會有效呢?

原因一:令你更易進行深度工作(Deep Work)

畢業於MIT的電腦科學教授、暢銷書《Deep Work》的作者卡爾·紐伯(Cal Newport)曾在書中提過:

有人問我「為什麼要進行這麼仔細的規劃」,其實原因很簡單:規劃能大幅提高我的生產力。我預計每週40小時、有規劃的工作,比起60小時毫無規劃和結構的工作來得更有效率。

當你預先安排好每天什麼時間要做什麼事情的時侯,你將能更加集中去完成那些更加重要的事情。

原因二:減少你的心理負擔

利用 Time Blocking 去進行時間管理可以讓你不用再花時間、心力去思考什麼時侯做什麼事情,因為你已經提前安排好每一日的行程,你將會很清楚知道完成任務A後要做什麼。

另外有研究指出:平均的上班族每3分鐘就會轉換工作一次,而正常人需要約30分鐘才能重新集中。

而當你使用 Time Blocking 時,你會很清楚知道每一刻需要完成的任務,你將能更加集中在眼前的任務。換個說法就是減少你分心的機會,變相提高你的工作效率。

使用 Time Blocking 的具體方法

這部分我會為你解釋如何從零開始去使用 Time Blocking 的方法。

步驟一:準備好你的待辦清單

無論你是上班族還是學生,你都應該要有一個待辦清單去管理自己的任務, 否則你很容易讓自己進入一個雜亂無章的狀態。

記住寫在待辦清單上的任務必須要「可行動」和「具體」,簡單來說這個任務要清晰地告訴你有什麼需要做和完成。

步驟二:排好優先次序並估算完成任務的所需時間

接下來你要為你的任務安排優先次序,要知道想完成的事情有很多,但時間卻是有限的。你必須在這一步找出對你來說最重要的事情並優先把它完成。

按照個人經驗,最重要的事情一般都是你會一直拖延的任務。透過這一步你可以實實在在地告訴自己什麼事情才是對你最重要、最應該優先完成。

同時你亦要為每個任務估算所需要的完成時間,可能你會說「我不知道怎樣估算」,其實一開始我也不知道,但透過經驗的累積慢慢你就能更準確地估算每項任務所需的時間。

步驟三:在行事歷上安排任務、封掉時間

經歷完前幾步已經幫你決定好有什麼要做、那些任務比較重要或較花時間。當你對自己需要完成的任務有更具體的認知後,你就可以開始利用 Time Blocking 去安排行程,把明天要完成的任務,連同預計完成時間直接寫在行事歷上!

假設你每天的工作時間是 0900 – 1800,那麼你可以以30分鐘為單位安排任務在這個時段中。

但要留意的是:切密不要把任務安排得密密麻麻,要為自己預留緩衝時間。

因為你在完成工作的過程中很可能會因為各種原因而拖長了你完成任務的所需時間。對我來說最常見的原因有兩個:

  1. 低估了完成這個任務所需的時間
  2. 受到他人干擾或有其他突發任務

一般來說我會為自己每三小時就預留一小時的緩衝。假如我於 0900 – 1200 都為自己安排了任務,那麼我就會把 1200 – 1300 的時段留空以處理上述的突發情況。

使用 Time Blocking 的常犯錯誤

在這一部分我會跟大家分享一下新手在執行 Time Blocking 時比較容易犯的錯誤,以及避免這些陷阱的方法。

常犯錯誤#1:低估了任務所需的時間

上面也有提過這個問題,人類本身其實極不擅長去「估算」任務所需的時間,這個現象/行為叫做「計畫謬誤」(Planning Fallacy)。

計畫謬誤是由曾獲諾貝爾經濟學獎的心理學家 Daniel Kahneman 所提出,他指出:

人在估算未來的工作時間時,很少檢視過往在類似的項目上花了多少時間,造成實際工作時間與預估工作時間產生驚人的落差。

要改善這個問題需要由認知開始,不要對自己太有信心、要嘗試預測各種可能出現的障礙。

另外亦可以嘗試把大任務分拆成多個小任務,因為比起大任務,你能更加準確預測小任務的實際工作量。

常犯錯誤#2:過份死板

https://s3-us-west-2.amazonaws.com/secure.notion-static.com/b8db51fa-bb87-45e7-8d9e-ae998966d075/Cal-Newport-Time-Blocks-Revised.png

不要因為已經 Time Block 了整天的行事歷就拒絕做任何改變。當有突發事情出現時,你可以先衡量其重要性和急切性,再決定是否要改變原定的行程去優先處理突發事情。

如果真的要這樣做,你可以從原定的行程中,把一些可以延後處理的任務拿走,再為自己的行事歷作調整。

切記永遠保留彈性,Time Blocking 只是一個幫你集中的時間管理方法。那些 Time Boxes 應該要像流水一樣配合你日常生活的突發事情和即時改變。

常犯錯誤#3:切勿過份規劃你的休閒時間

唯然 Elon Musk 和 Bill Gate都曾表示過他們會以5分鐘為單位,安排每一日的行程。但有研究顯示,「預先規劃如何使用休閒時間的人」並不能真正享受休閒的時間。

因此我建議你可以預留一段時間讓自己與外界隔絕,為自己安排一些只屬於自己的時間並好好放鬆。但不用預先安排做什麼,到時再決定具體自己想做的事情吧!

Time Blocking 必備 App:Google Calendar

要執行 Time Blocking 你不需要什麼複雜的 App ,只需要一個行事歷就可以。Google Calendar 是完全免費且簡單易用,又可以隨時與手機/電腦同步使用!

如果你是用 iPhone 或 MacBook 的話,Apple 原生的Calendar App也是一個不錯的選擇。

但如果你個人喜歡用實體的行事歷,其實也可以用它去執行 Time Blocking 。雖然我個人是喜歡線上的行事歷,一方面可以多工同步,另一方面要做調整或修改也比較方便!

這篇分享就到這裡,希望能夠幫你順利執行 Time Blocking 這個簡單又神奇的時間管理法!如果你覺得你在工作/學習時經常分心,不妨閱讀一下這篇文章,找出令你分心的原因並進行針對性改善吧!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You May Also Like