令你工作效率大跌95%的四大原因

明明每日已經工作或學習8 – 12個小時,但一天下來能完成的任務永遠都比想像中少。

其中一個原因是周圍的環境或事物令你極容易分心,大大影響你的專注力,而專注力就會直接影響你的生產力。

因此要提高生產力,首先要明白到底是什麼在令你分心和產生雜念,再逐一解決!

原因一:亂七八糟的桌面

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偶而會聽說「桌面亂七八糟是有創意的表現」。到底桌面整潔度跟創意力有沒有關係我不太清楚。

你每天都浪費了36分鐘在「找東西」

但有研究就顯示,商務人士一年浪費在「找東西」上的時間竟然達到150個小時之多!除開一年約250個工作天,相當於平均每日花了足足36分鐘在找東西上!同時亦有研究指出,

專注力一旦被打斷,就需要至少15分鐘才能恢復到本來集中的狀態!

這意味著你花30秒去找一支筆就相當於浪費了至少15分鐘的集中時間!

預先準備好需要的工具

要解決這個問題,最簡單直接就是把自己學習、工作時需要的一切預先準備好,並讓每種物品有自己固定的時間。

除了實體物品外,電腦文件亦有需要整理得井井有條。確保自己在需要某個文件時,能於十秒內從電腦上找出。

原因二:隨機想法突然在腦海浮現

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相信你一定試過在工作或學習期間,突然想起某些事情或要做的事,例如「對了,我明天約了Peter食飯」或「我還有信用卡的欠款未繳付」等等。

原來是因為蔡格尼克效應(Zeigarnik Effect)

Zeigarnik Effect是一種記憶效應,指人類天生有一種有始有終的做事態度。簡單來說就是你一日未完成某個任務,該任務都會在你腦海中揮之不去。

但當你一完成該工作時,你就能把內容馬上忘記得一乾二淨。

寫下來,它就不會再出現

不想一直被這些隨機的想法干擾,只需要在專注前準備一張白紙和一支筆。然後在工作時把心裡突然想起的事情一一寫下來。

因為一寫下來後,這些想法就不會再干擾我們的思路。

然後可以在休息時,你就可以想想要如何處理或安排那些事項或想法。

原因三:人為因素

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上面提過,每次分心都需要至少15分鐘時間去恢復專注力。如果在你工作期間突然有人向你搭話或問問題,專注力就會馬上被打斷。

找出自己的「專注空間」

要避免被別人打擾,就需要有一個不會被打擾的空間。如果你是學生,你可以在房間裡關上門或到自修室學習。

但對在職人士來說,要有自己的「專注空間」就可能比較困難。因此我會建議你可以買一個有隔音功能的耳,並告訴你的同事在你帶上耳機時別來打擾你,從而創建出自己的「專注空間」。

原因四:手機的提醒和通知

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有沒有留意到在你工作或學習期間收到手機的通知時,都會不自覺向手機望去。即使你的手機通知沒有發出任何聲響,在看到手機螢幕發亮時你還是會忍不住望過去。

將手機調為「勿擾模式」

不要再跟我說「我只是看一眼手機,不會分心的」,單單是看手機的那一瞬間,你的專注力就已經被打斷。

而最簡單直接的方法,就是將手機內置的「勿擾模式」打開,這樣任何隔斷所有通知的提示,讓你能夠輕易集中在眼前的工作!

我擔心我不能及時回應別人的訊息

訊息什麼的你可以在你休息期間再去回覆,以我建議大家每60分鐘可以進行一個5 – 10分鐘的休息以維持精力。

而坦白說你遲幾十分鐘回覆一般來說也不會有什麼大問題。如果別人真的需要你及時回覆時,他自然會以其他方式,如打電話來找你。

而我自己的習慣則是長期打開「勿擾模式」,兩年下來我認為這個習慣大大減少了我查閱手機的次數,當然生產力亦隨之上升了不少。

看到這裡相信你對令你分心的四大原因都有基本的概念,而我亦在文中就住各個大問題為你提供了一個簡單的解決方法,剩下來執行與否就靠你了!

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